IT工程師數位筆記本

摘 要：隨著網絡電子技術的飛速發展，高職院校文書檔案不再是單一的紙質文檔，電子文件成倍增長。與紙質文書不同，網絡電子化時代文書檔案呈現出信息內容數碼化、文檔處理一體化、載體多樣化、途徑多元化、時間靈活化等特點，本文初論電子化特點及管理新途徑，可供同仁們參考。

　　關鍵詞：網絡電子時期 高職院校 檔案管理
　　引言：文書檔案管理是高職院校檔案工作的―個重要組成部分。隨著電子計算機技術的發展和網絡的普及，人們進入了電子網絡時代，許多信息通過電子網絡管理和傳輸。與傳統的紙質文書不同，網絡電子化時期下文書檔案有它新的特殊性，為此，研究網絡電子化時代文書檔案管理，具有理論價值和現實的意義。
　　一、電子化時代文書檔案的新特點
　　1、信息內容數碼化
　　傳統的文書檔案通常是紙質的，隨著電子計算機及各類電子設備的普及，大部分的文書檔案都有電子版，或者將文字、圖形、圖像等信息，通過拍照、掃描等方式轉換為數碼或符號，進行存貯、傳輸，依靠相應的軟硬件技術進行讀取。數碼化將成為今后文書檔案的一個趨勢，紙張、照片等形式的各類收發文、圖表、文獻、手冊、科研成果等，都可以在計算機上以及其他數碼設備上進行處理，甚至將來紙質文件將不再使用，直接以數碼的形式進行流轉利用。
　　2、文檔處理一體化
　　紙質檔案在歸檔前的文件階段，檔案人員無須參與，不必知道其產生背景及印刷等有關技術，由文書形成部門的有關人員進行收集、整理、移交歸檔。而電子化時代由于電子文檔的易變、易逝、易更改性，使得檔案人員從文件形成階段就要參與進來，對電子文件進行前端控制和全程管理，對電子文件的形成背景、軟硬件環境、存取設備等進行了解，使產生的電子文件格式符合標準、規范，從而保證電子文件長期可讀性、可用性。隨著電子技術的發展，電子文件實行網上生成、網上修改、網上傳輸、網上簽閱、網上批轉，網絡歸檔將成為主要歸檔方式，因此，在電子文件時代，文檔一體化管理勢在必行。
　　3、載體多樣化
　　當前，隨著辦公自動化、數碼設備的廣泛應用，文書檔案除了有紙質的文檔外，大量的電子文檔都存儲在光盤、硬盤、u盤、軟盤、縮微膠片等電子設備上。除了歸檔紙質載體的文書檔案外，相關的電子文檔也存儲在光盤、硬盤等介質載體上進行歸檔，有的電子文檔通過網絡進行邏輯歸檔后，也需下載到相應的介質載體上進行保存備份。因此，電子化時代，文書檔案的文字不再是單一的紙質文檔，各種載體層出不窮，隨著電子產品的發展，將來會出現更多新的載體和電子設備用于存儲文書檔案，呈現出載體多樣化的特點。
　　4、途徑多元化
　　電子化時代，文書檔案由于信息數碼化、載體多樣化等特點使得其歸檔途徑也不再是單一的紙質文檔的實物移交。為了實現文書檔案收集齊全完整，可以通過多種途徑、多種方法進行工作。通過網絡向檔案部門移交的過程。主要方式有通過文檔管理系統進行、通過電子郵箱接收、QQ接收等。物理歸檔是把電子文件集中傳輸至獨立的或可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。其又可以分為以網絡傳輸方式和以介質傳遞方式兩種，無論哪種方式最終都要將文件存儲在介質上進行保存。
　　5、時問靈活化
　　傳統的紙質文件一般是每年年初，而電子化時代不僅有紙質文檔還有電子文檔，隨著文書檔案采取以件為單位的整理方法后，以及文檔一體化、辦公自動化的應用，比如紙質等實體類的文書檔案可以依據各院校實際情況、文件數量等規定每三個月、半年或一年進行。而電子文件則可以進行實時或定期。
　　二、實現文書檔案管理信息化途徑
　　1、樹立新的數字化文書檔案管理觀念
　　傳統的管理模式下，文書、檔案這一類文件的管理采用的都是紙質化管理。 在信息技術的融入下，文書檔案的管理也逐漸實現了信息化和數字化，并且出現了能夠對圖片、文字、音頻等多種數據進行綜合管理的數字化檔案。在對這一類檔案進行管理時，必須建立起數化管理的觀念，充分掌握現代化的檔案管理技術、信息技術和網絡技術等，真正實現管理技術方面的更新。
　　2、建設信息網絡以實現文書檔案信息共享
　　實現信息共享是建立電子文書檔案的最終目的和要求。為此，必須在現有的技術水平基礎上，進行文書檔案電子化網絡建設，通過統一、規范的標準管理來實現信息格式、軟件程序的一體化。為達到這一目的，各個管理部門應當建立積極、良好的合作關系，制定統一的文書檔案管理標準，充分實現網絡資源的共享，發揮信息網絡的功能。同時，應當努力實現信息的傳輸，使得有效信息能在最短的時間內得以應用。此外，各個部門在進行文書檔案的電子化管理時，應根據自身的工作特點，進行管理上的創新，并最終形成具有部門特色的管理網絡，繼而為客戶提供更好的服務。
　　3、制定文書檔案管理的標準和制度
　　近年來，我國對網絡電子下的文書檔案管理投入了更多的關注，并制定了一系列的法律、法規的制定。隨著信息技術的深入發展，信息管理的模式也在不斷增加，管理標準的制定應
　　當根據相關的行業法規來進行，并且根據實際情況進行一定的調整。 電子文書檔案的建立階段是關鍵的環節，必須保證其規范性和標準化。在電子文書檔案建立完成后還需要進行一定的調整，只有這樣才能使文書檔案管理符合相關制度的規定。同時要完善相應的制度建設，通過制度的規范來保證管理工作的效率。
　　4、加強文書檔案管理信息系統建設
　　文書檔案的電子化管理可以借鑒其他檔案的管理方式，再結合已有的信息技術手段來實現管理的自動化和數字化。同時，應加強電子化檔案管理與辦公流程、政府部門實現信息共享是建立電子文書檔案的最終目的和要求。為此，必須在現有的技術水平基礎上，進行文書檔案電子化網絡建設，通過統一、規范的標準管理來實現信息格式、軟件程序的一體化。為達到這一目的，各個管理部門應當建立積極、良好的合作關系，制定統一的文書檔案管理標準，充分實現網絡資源的共享，發揮信息網絡的功能。
　　同時，應當努力實現信息的傳輸，使得有效信息能在最短的時間內得以應用。此外，各個部門在進行文書檔案的電子化管理時，應根據自身的工作特點，進行管理上的創新，并最終形成具有部門特色的管理網絡，繼而為客戶提供更好的服務。
　　5、制定文書檔案管理的標準和制度
　　近年來，我國對電子辦公環境下的文書檔案管理投入了更多的關注，并制定了一系列的法律、法規的制定。隨著信息技術的深入發展，信息管理的模式也在不斷增加，管理標準的制定應當根據相關的行業法規來進行，并且根據實際情況進行一定的調整。電子文書檔案的建立階段是關鍵的環節，必須保證其規范性和標準化。在電子文書檔案建立完成后還需要進行一定的調整，只有這樣才能使文書檔案管理符合相關制度的規定。同時要完善相應的制度建設，通過制度的規范來保證管理工作的效率。
　　6、加強文書檔案管理信息系統建設
　　文書檔案的電子化管理可以借鑒其他檔案的管理方式，再結合已有的信息技術手段來實現管理的自動化和數字化。同時，應加強電子化檔案管理與辦公流程、政府部門信息網絡的聯系，實現資源信息的共享。在建立文書檔案系統的基礎上，完善相應的設施建設。 其中，應用軟件的更新和管理是關鍵。通過高效、快捷的檔案管理可以有效提升信息管理的效率和質量。
　　結語：網絡電子時代為高校圖書館文書檔案管理改革帶來了前所未有的契機，檔案管理部門應抓住這一機遇，探尋文檔一體化管理的有效措施，為文書檔案管理開創新局面。文書檔案管理部門可以借鑒已有的經驗，與政府上網工程、互聯網站等系統進行溝通和聯系，以文書檔案管理的局域網為基礎，完善文書檔案的基礎設施建設。
　　參考文獻：
　　[1]周玲.淺談信息化條件下機關文書檔案管理[J]檔案人語，2011（12）
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