宴請目的
可以是為某一個人，也可以為某一事件。例如：為代表團來訪，為慶祝某一節日、紀念日，為外交使節或外交官員的到離任，為展覽會的開幕、閉幕等。在對外交往中，有時邀請朋友聚餐，并不一定需要什么特別的理由。
邀請范圍
邀請范圍是指請哪些方面人士，請到哪一級別，請多少人，主人一方由什么人出來作陪。需考慮的因素包括宴請性質、主賓身份、對方對我的做法、國際慣例和當前政治氣候等。邀請范圍確定之后，即可草擬具體邀請名單。被邀請人的姓名、性別、職務、稱呼等都要準確，對方是否有配偶等情況亦應了解。因了解情況不準，出現差錯的事經常發生，例如：把名字寫錯;本來是女士，卻邀請其偕“夫人”等。多邊活動尤其要考慮政治關系，是否邀請政治上相互對立國家的人員出席同一活動，需慎重考慮。
宴請時間
應對主、客雙方都合適，注意不要選擇對方的重大節假日、有重要活動或有禁忌的日子和時間。例如：基督教人士忌13日，更忌逢星期五的13日;伊斯蘭教在齋月內白天禁食，宴請宜在日落后舉行。小型宴請應首先征詢主賓意見，相機口頭當面約請，或電話聯系，主賓同意后，再約請其他賓客。
請柬要求
宴請活動一般均發請柬，這既是禮貌，也便于客人準確知道宴請的時間、地點。有些國家，邀請最高領導人作為主賓參加活動，除請柬外，還需專門發邀請信。
請柬應提前一周至二周發出，以便被邀請人早做安排。請柬內容包括宴請的時間、地點、形式、主人的姓名(或單位名稱)，有時還寫明事由、服裝、請客人答復等要求。請柬中文行文不用標點符號，括號除外，所提到的人名、單位、節日都應用全稱。
中文請柬行文中不寫被邀請人姓名，其姓名寫在請柬信封上，而主人姓名應印在落款處。落款不寫時間。請柬格式與行文，中外文本差異較大，注意不能生搬硬套。
請柬信封上被邀請人姓名、職務要書寫準確。國際上習慣對夫婦兩人發一張請柬，國內憑請柬入場的場合，則應發每人一張。
菜單制定
宴請選菜主要考慮主賓的喜好與禁忌。例如：伊斯蘭教人士用清真席，不喝酒，甚至不喝任何帶酒精的飲料;印度教人士不吃牛肉;佛教人士吃素;也有因身體原因不能吃某種食品的。大型宴請，則應照顧到各個方面，在我國一般用清真。例如：我國在人民大會堂舉行的國慶招待會，都采用清真菜肴。
菜肴選擇要有針對性，菜量要適當。海參、鮑魚、魚翅、燕窩等價格昂貴，有些客人并不喜歡，宜選用有本地特色的食品。
無論何種宴請，事先均應開列菜單，并報請有關負責人同意。有外賓出席的宴會，需印制菜單并譯成外文。國宴或小型宴會菜單每人一份。
西餐菜單順序是冷盤、湯、熱菜、甜點、水果，中餐則把湯放在熱菜之后(目前在涉外宴請時，中餐上菜順序一般與西餐同)。
席位安排
國際上的習慣，桌次高低以離主桌位置遠近而定，同樣遠近者，右高左低。同一桌上，席位高低以離主人的座位遠近而定，同樣遠近者，右高左低。男女間隔安排，在國外流行女陪男，即以女主人為準，男主賓在女主人右側，主賓夫人在男主人右側。
在我國宴請，習慣男陪男，女陪女，以便于談話，即男主賓坐男主人右側，主賓夫人坐女主人右側。
禮賓次序是排席位的主要依據。
主賓身份高于主人，為表示尊重，可請主賓坐在主人的位置，主人則坐主賓位置，第二主人坐在主賓的左側。但也可按常規安排。
主賓有夫人，而主人的夫人又不能出席時，可請其他身份適當的女士作第二主人。如無合適人選，也可把主賓夫婦安排在主人的左右兩側。
在許多國家，譯員不入席，坐在主人和主賓身后。我一般將譯員安排在主賓右側(圓桌)或主人左側、對面(長桌)。
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