輕松熟練操作Word辦公軟件寶典－IT工程師數位筆記本

文章出處

1、為部分文檔創建不同的頁眉或頁腳。

創建頁眉或頁腳時，word自動在整篇文檔中使用同樣的頁眉或頁腳。要為部分文檔創建不同于其他部分的頁眉或頁腳，需要對文檔進行分節，然后斷開當前節和前一節中頁眉或頁腳間的連接。
⑴ 如果尚未對文檔進行分節，需要在要使用不同的頁眉或頁腳的新節起始處插入一個分節符；
⑵ 單擊要為其創建不同頁眉或頁腳的節；
⑶ 單擊“視圖”菜單中的“頁眉和頁腳”命令。出現“頁眉和頁腳”工具窗口；
⑷ 單擊“頁眉和頁腳”工具欄上的“同前”按鈕；
⑸ 修改已有的頁眉或頁腳，或為該節創建新的頁眉或頁腳。Word會自動對后續各節中的頁眉或頁腳進行同樣的修改。
⑹ 要為下一節創建不同的頁眉或頁腳，重復步驟1到步驟5。

2、Word“分節”的妙用。

在word中，“節”是文檔的一部分，可以在其中單獨設置某些頁面格式設置選項。如果需要修改屬性，例如行編號、列數、頁眉和頁腳時，可創建一個新的節，并對這個新的節應用新的頁面設置選項。除非插入分節符，否則Microsoft Word會將整個文檔視為一個節。分節符是為表示節結束而插入的標記。分節符中保存有節的格式設置元素，如頁邊距、頁的方向、頁眉和頁腳以及頁碼的順序。分節符在文檔中顯示為包含有“分節符”字樣的雙虛線。

插入分節符的方法如下：
1、單擊文檔中需要插入分節符的位置，單擊“插入”菜單欄中的“分隔符”命令，出現一個名為“分隔符”的對話框。
2、在“分節符類型”下，單擊描述了所需新分節符開始位置的選項。分節符類型共有4種：“下一頁”、“連續”、“奇數頁”和“偶數頁”。下面的示例顯示了可插入的分節符類型。

3、換頁時不再頻繁敲回車鍵。

在編輯文檔時，經常會遇到換頁的情況，大多數的用戶都會敲很多次回車鍵以生成新的頁面，這實際上是一個非常不好的習慣，因為當用戶對前面的內容再作修改時，會直接影響到版面，所以用戶應當使用下面的方法：

當編輯到需要換頁的位置時，按住“Ctrl”鍵后再按下回車鍵，插入一個分頁符，這樣就完成了換頁的工作。

4、在沒有安裝Word的計算機上查看文檔。

有時用戶需要將制作的文檔拿到其它沒有安裝word的計算機上使用，如果時間來不及的話，可以不安裝office，采用以下方法。

在完成文檔編輯后執行“文件”菜單下的“另存為Web頁”命令，輸出的網頁文件自然可以拿到其它計算機上演示了，而且對作品的效果影響不大，只是一些版式變化。另外，也可以用寫字板來打開Word文件。

5、如何將Word文檔轉換成為幻燈片。

我們經常需要制作內容相同的word文檔和PowerPoint文檔，同時又不想重新進行輸入和制作，這個時候就需要用到Word的文檔轉換功能。

其實，office本身就提供了一種十分方便的各種環境間文檔轉換的方法。方法就是直接把另外一個編輯環境里面的文檔打開。例如需要將Word文檔轉換成PowerPoint文檔時，啟動PowerPoint，單擊“文件”菜單欄，選擇“打開”命令，在打開文件的對話框中把文件類型設置為“所有文件”，然后選擇已經編輯好的Word文檔，單擊“確定”即可實現不同文檔格式的自動轉換。

6、Word文檔與RTF文檔的互換問題。

word允許用戶輸入和輸出一種RTF特殊格式的文件，只需選擇“另存為”命令，在“保存類型”中選擇“RTF格式”即可。

RTF是Rich Text Format的縮寫，并將它作為該格式文件的擴展名。RTF文件格式是由Microsoft創建的。它是為在不同程序間傳遞數據而設計的。其優點之一就是文件的格式信息不會丟失或破壞。例如，用戶可以利用RTF格式將文檔在Word與老版本的Word、PageMaker以及其它幾種流行的軟件（包括 Word for the Mac）之間傳送。