IT工程師數位筆記本

隨著我國經濟不斷發展，各項制度也處在積極的改革中，檔案管理制度也是在不斷的變化革新中。新時期如何提高機關檔案管理工作的水平，是擺在機關檔案工作者面前一個迫在眉睫的問題。

　　一、機關檔案工作的重要性
　　機關檔案工作是機關工作的組成部分，是提高機關工作效率和工作質量的必要條件，是維護機關歷史真實面貌的一項重要工作。機關檔案是指機關在其工作活動過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄，其中包含了行政機構行使行政管理職能的各種法律法規依據和在開展行政管理之后通過總結所得出的各種經驗與教訓，這些歷史記錄可作為行政機關對各種行政事務進行處理、制定與修改各種法律法規時的參考與借鑒依據，有效保證行政決策的科學性、合理性、規范性以及連續性。
　　機關檔案是機關開展行政公務活動的真實的記錄，是機關單位的重要財富，也是國家檔案資源的重要部分。機關檔案是提高機關管理效率、推動機關事業的科學發展、維護機關部門職工根本利益的重要依據。機關檔案工作是整個機關工作中的重要基礎性工作，是不可或缺的部分，做好機關檔案工作是各級行政機關的重要使命與職責。
　　二、機關檔案工作存在的問題
　　1.機關領導重視程度不夠
　　機關檔案工作是一項內務性很強的工作，是一項不引人注目、默默無聞的工作，一些機關領導對機關檔案管理工作不夠重視，存在著一些認識上的誤區。認為一個單位的工作業績重在形象工程、得政工程和經濟的快速發展，檔案對這些工作沒有多大的作用，抓和不抓是一回事。一些機關領導口頭上重視而并沒有在議事日程中安排檔案工作，也沒有將檔案工作制度和舉措落到實處。沒有把機關檔案工作列入單位年度考核中，對檔案工作的重視還停留在表面。
　　2.檔案收集存在缺漏
　　機關檔案的歸檔分類上存在著不是按照相應標準來進行，沒有一個準確的保管期限，機關單位對于歸檔范圍不明確，或者出現凡文必檔的情況，使得檔案內容過于龐雜，有的是僅僅只收集“紅頭”文件，對業務資料不進行收集，檔案資料出現缺漏與遺失。
　　3.檔案法制意識薄弱
　　雖然檔案部門充分利用標語、網站、知識競賽等各種形式，加強《檔案法》及相關法律法規宣傳，并積極開展檔案行政執法檢查等活動。但仍有部分單位的領導對檔案和檔案工作一知半解，認為檔案管理工作與本單位的工作職能無關，對檔案工作重視、支持不夠，導致相當一部分單位檔案基礎設施不夠完善，保管條件差，檔案室不滿足檔案“八防”的要求，不按照《檔案法》的規定執行。
　　4.機關檔案管理人員素質能力有待提高
　　以往機關檔案管理人員，只需要將機關檔案進行簡單的分類整理就行了，隨著信息化、機關辦公自動化的發展，這樣簡單的分類、整理已經無法滿足機關檔案管理的要求。需要檔案管理人員不斷學習，掌握現代化檔案信息管理技術。目前，多數單位的檔案管理人員為兼職檔案員，這些兼職檔案員身兼多職、事務繁多，且缺乏系統的業務知識培訓，檔案業務水平不高，導致資料收集不齊全不完整，保管期限劃分混亂，檔案整理不符合要求，嚴重影響了檔案管理工作正常開展。
　　三、做好機關檔案管理工作的建議
　　1.提高認識，加強領導
　　機關領導需要增強機關檔案工作意識，將機關檔案工作納入到機關的年度工作計劃以及領導的職責范圍之中，切實解決機關檔案工作所需要的人財物問題，并對檔案工作進行嚴格的考核。在機關內部進行大力的宣傳檔案工作，讓檔案工作的影響力得到提升。要形成檔案工作匯報制度，及時了解檔案工作存在的困難與問題，并及時解決，特別是要做好檔案人員的思想工作，提高機關檔案人員的待遇水平，讓他們可以安心的投入到機關檔案工作中。機關內的職能科室與全體人員的檔案意識也要提升，營造一個全機關都重視檔案工作的氛圍。
　　2.嚴格做好機關檔案歸檔收集工作
　　機關檔案歸檔收集工作應該嚴格按照國家檔案局關于《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》執行。將“（一）反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料；（二）機關工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的文件材料；（三）本機關需要貫徹執行的上級機關、同級機關的文件材料；下級機關報送的重要文件材料；（四）其他對本機關工作具有查考價值的文件材料。”全部收集歸檔。
　　機關檔案歸檔收集工作應該從平時做起。對于各種文件材料，要隨時做好文件的價值鑒定工作，對失去保存價值的該淘汰的淘汰，對退出現行領域之后，卻仍然具有保存價值的，應按機關檔案整理規范要求，進入歸檔程序，進一步歸整，以備平時查閱。對于本機關產生的文件，領導簽發后，應將形成該文件的所有資料，按照正式文件、簽發文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整，并統一裝訂成冊，初步完成“件”，由零散“頁”到集中歸整為“件”，做好檔案入庫前的各項準備工作。
　　3.改進機關檔案管理制度
　　對機關檔案管理工作，需要建立完善的崗位責任制，把具體責任切實落實到機關檔案管理人員、科室中。要不斷增強機關檔案人員的責任意識，如機關檔案人員要仔細檢查科室所移交的檔案目錄是否進行了詳細、正確的填寫，是否有遺失與漏交的情況，在對檔案進行裝訂的時候需要嚴格的按照裝訂規范進行操作。要做好監督檢查工作，讓檔案工作真正實現常態化、正規化、科學化。要建立覆蓋整個機關單位的檔案管理工作信息安全保障制度，讓檔案數據和檔案管理系統更加的可靠、安全，防止檔案數據的丟失、泄密以及失密問題的出現。
　　4.提高機關檔案管理人員業務水平
　　隨著信息時代的到來，檔案工作也正處于由傳統向現代轉型時期，這就需要不斷提高機關檔案管理人員的綜合素質。使機關檔案管理工作既能繼承和發揚老檔案工作者的優良作風，又能根據工作的需要，開拓創新，與時俱進。
　　提高機關檔案人員綜合素質，實現機關檔案工作的科學化與規范化，一個重要途徑就是建立專門的培訓機構，安排專人對機關檔案管理人員開展定期培訓，通過培訓使他們掌握最新的檔案管理知識，提高他們的工作能力。同時，還應該開展專門的計算機培訓，讓機關檔案工作人員能夠掌握一定的現代信息技術知識，能夠熟練的運用各種相關軟件完成機關檔案工作，推動機關單位整體工作效率的提升。
　　（作者單位：平泉縣人民政府房屋征收辦公室）
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