Word多篇排版通用技巧解答－IT工程師數位筆記本

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Word排版是基本的操作，不管做任何表各或者文檔時，都需要排版。此篇就為大家介紹了多篇排版需掌握的一些技巧知識。

一、Word中合并文件

在編輯文件時，若要將另一篇文件內容全部合并到該新文件中，除了采用打開原文件對內容進行復制，然后再轉入新文件進行粘貼外還有沒有其他更好的方法呢？

答：如果要合并另一個文件，有一個更好的方法進行。
（1）打開要合并的一篇文件，然后在菜單欄選擇“工具→比較并合并文件”選項。
（2）選擇需要合并的另一篇文件，并在窗口右邊的“合并”中選擇“合并到該文件”項即可。通過這兩步操作后，這兩篇文件就會合并在一起，同時若要合并多個文件，則可按此方法依次進行。

二、修改自動加標注

在完成某個文件后再交給其他人審閱或修改，當然希望能一眼就看出修改了哪些地方，請問有沒有辦法做到這呢？

答：可以，只需利用Word的追蹤修訂功能，在把文件交給其他人修改之前進行一些設置即可。打開要使用追蹤修訂功能的文件，再在菜單欄單擊“工具→修訂”命令打開修訂功能，這樣便會在進行文件閱讀修改時，Word將自動地給修訂者做修改標注，而且對于不同修訂者的修改會自動采用不同的顏色進行區分。

三、輕松調用數據庫文件中數據

在使用Word進行編輯時，如要調用Access、Excel等其他數據庫中的數據，除了最常用的復制、粘貼的方法外，請問還有沒有其他更好的方法？

答：常規的復制和粘貼操作調用其他數據庫中的數據后，會帶來一些麻煩，如數據的修改更新、編輯處理等。而若利用“插入數據庫”方法完成調用，則可大大方便以后的操作處理。其具體方法是：先通過選擇“視圖→工具欄→數據庫”選項，使數據庫工具出現在Word界面上，然后將光標移至需調用數據的位置，再單擊數據庫工具面板上的“插入數據庫”按鈕，在新打開的“數據庫”對話框中單擊“獲取數據”按鈕。在選擇好要調用的數據庫文件后再單擊“確定”按鈕返回“數據庫”對話框，此時“設置查詢選項”將起作用。在此要對調用數據庫進行設置篩選等，可以根據自己的需要，設置所選數據的條件、按何種方式排序等參數。另外還可在“排序記錄”中對引入的數據進行排序，在“選擇域”中對引入數據的字段進行篩選等。當所有的篩選條件均設置好以后，就可以插入數據了。

四、讓鼠標助你快速復制

在Word中要對某些內容進行復制時，一般大家都采用先選擇這些內容，然后利用鼠標在工具欄單擊“復制”、“粘貼”按鈕完成，或者直接在鍵盤上利用組合鍵“Ctrl+C”及“Ctrl+V”完成，請問還有沒有更快捷的方法呢？
答：有，利用鼠標常用的有三種方法可快速完成復制。
第一種方法是，在選中要復制的內容后，再按住“Ctrl”鍵不松開，并把鼠標指針移到該選擇區上按下鼠標左鍵進行拖動即可。
第二種方法是，可通過鼠標右鍵打開的菜單來快速完成，具體方法是：在選中要復制的內容后，把指針移到選擇區上并單擊鼠標右鍵，從彈出的菜單中選擇“復制”選項，然后再將光標移到要粘貼的位置并單擊鼠標右鍵選擇“粘貼”選項即可完成。
第三種方法首先同樣選定需復制的文字，然后按住鼠標右鍵拖動該文字塊至目標位置，松開鼠標右鍵即完成復制操作。

五、在文件中簽名方法技巧

在Word文件中可以添加包含個人信息的簽名，但究竟是如何添加，有哪些方法可以實現呢？
答：在個人文件中加入個人信息不但可以很好區別文件編輯者，而且還很具個性化。而要實現它并不難，可利用下面幾種方法實現。
1．利用Word的宏命令
操作步驟如下：
（1）在“工具”菜單上，選擇“宏”子菜單的“錄制新宏”選項。
（2）在“宏名”文本框中輸入宏的名稱，比如“個人簽名”。并在“將宏保存在”列表框中，單擊將保存宏的模板或文件。然后單擊“確定”按鈕開始錄制宏。
（3）將要輸入的個人信息錄制好。然后再單擊“工具”菜單的“宏”命令，選擇“停止錄制”選項。
以后要輸入這些信息的時候，我們可以執行如下操作來運行“宏”，在“工具”菜單上單擊“宏”命令，然后再選擇下一級子菜單“宏……”選項，選擇開始建立好的“宏”的名字，單擊“運行”按鈕，這樣個人信息就出現了。
2．利用域操作
操作步驟如下：
（1）在“工具”菜單上單擊“選項”命令，然后再單擊“用戶信息”選項卡。
（2）在“通訊地址”文本框中輸入個人信息。
（3）在“插入”菜單上，單擊“域”命令。
（4）在“類別”列表框中，選擇“用戶信息”項，在“域名”中選擇“UserAddress”或者“通訊地址”，單擊“確定”按鈕，個人信息就自動填寫好了。
3．利用自動更正實現
操作步驟如下：
（1）在“工具”菜單上，選擇“自動更正”選項。
（2）在“替換”文本框中，輸入一個不經常使用的符號（這主要是為了防止替換了正常使用的文字或符號），如“?”。然后在“替換為”文本框中，輸入個人信息，最后單擊“添加”按鈕完成。
這樣設置好以后，下次只要輸入“?”，就會出現個人信息了。不過利用這種方法不能分行，最后我們還需要手動調整一些。
4．利用自動圖文集來實現
操作步驟如下：
（1）首先選擇要保存為自動圖文集詞條的個人信息。
（2）在“插入”菜單上，單擊“自動圖文集”命令，再選擇“新建”選項。
（3）輸入要新建圖文集的名稱，如“個人信息”。這樣個人信息就錄制好了。
當以后要輸入個人信息時，只需要在“插入”菜單上，單擊“自動圖文集”命令，再選擇“正文”項，最后單擊“個人信息”即可。其實，不僅可以利用這些方法輸入個人信息，如果其他內容經常要重復輸入的話，我們也可以利用這些方法。

六、頁碼任意位置插入

在Word中利用“插入→頁碼”命令可以為各頁加入頁碼，但其位置總被固定在幾個區域，請問能不能突破限制，讓頁碼的位置隨心所欲地進行調整？

答：可以利用兩種方法實現，第一種方法是利用Word提供的“文本框”功能實現。其具體方法是：首先在需要插入頁碼的區域插入一個文本框并調節好文本框的大小，然后在文本框內輸入相應的頁碼編號后，用鼠標右鍵單擊文本框邊框線，在彈出的快捷菜單中選擇“設置文本框格式”選項，把“線條”顏色設置為“無”，單擊“確定”按鈕即可取消邊框線。用此方法插入的頁碼，只要單擊頁碼，仍可調出虛線文本框，按住鼠標左鍵不放隨意拖動文本框，頁碼位置也可隨之移動。

第二種方法是直接利用鼠標的拖動功能，具體操作方法是：先利用“插入→頁碼”命令完成頁碼插入后，再在頁碼框上雙擊鼠標左鍵（此時便可對頁碼進行編輯），然后把指針移到頁碼框上，按下鼠標左鍵進行拖動，如圖1-20所示，便可對頁碼的位置進行任意調整。

七、巧為拼音設置不同顏色及字體

在Word中對文件進行編輯時，有些用戶總覺得遺憾，因為文件中的拼音字體及顏色不能按自己的需要進行調整，請問究竟有沒有辦法對拼音設置不同的顏色或字體？

答：拼音的設置不同于文件中文字的設置，如果直接去嘗試選中拼音，則會對拼音下的文字也進行選中，因而要解決這個問題，可以進行下面的操作：
（1）先用鼠標選中已經添加了拼音的文字，并在選擇區上單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“切換域代碼”選項，這時我們發現拼音和文字已經變成了一串奇怪的字符，即拼音、文字的相關代碼。
（2）要想對拼音和文字設置不同的字體及顏色，只需分別選定每一個字的拼音（也可以是拼音中需要強調的某個或某些字符）或漢字代碼進行字體或顏色設置。
（3）設置完成后，再選中所有的代碼，單擊鼠標右鍵，再次選擇“切換域代碼”選項，此時就會發現，拼音和文字已經變得五顏六色、多姿多彩了。

八、為部分文件創建不同頁眉或頁腳

在Word中進行編輯時，有時需要對同一個文件中不同部分頁面創建不同的頁眉或頁腳，請問有沒有辦法解決？

答：可以肯定的是能夠按需進行創建。由于一般要創建頁眉或頁腳時，Word自動在整篇文件中使用同樣的頁眉或頁腳。如果要為部分文件創建不同于其他部分的頁眉或頁腳，首先要對文件進行分節，然后斷開當前節和前一節中頁眉或頁腳間的連接。

如果尚未對文件進行分節，那么應該在要使用不同的頁眉或頁腳的新節起始處插入一個分節符，然后單擊要為其創建不同頁眉或頁腳的節，再單擊“視圖”菜單中的“頁眉和頁腳”命令即可。當然如果需要，也可將光標移到要修改的頁眉或頁腳處。再單擊“頁眉和頁腳”工具欄上“同前”選項。修改已有的頁眉或頁腳，或為該節創建新的頁眉或頁腳。則Word會自動對后續各節中的頁眉或頁腳進行同樣的修改。再為下一節創建不同的頁眉或頁腳時，則重復上述步驟即可。

九、用“+”、“-”號巧制表格

表格制作一般的Word用戶都會，但如果只利用鍵盤上的“+”號和“-”號來快速完成表格制作，可能很多朋友都不會，它的具體操作方法又是如何進行？

答：利用鍵盤上的“+”與“-”號制作表格，有時會給我們帶來更高的效率。在制作前首先得明白“+”號表示下面將產生一列線條，而“-”號起到連線的作用，其具體制作方法是：首先在要插入表格的地方輸入“+”號，用來制作表格頂端線條，然后再輸入“-”號，用來制作橫線（也可以連續輸入多個“-”號，“-”號越多表格越寬），接著再輸入一些“+”號（“+”號越多，列越多），如圖1-22所示。完成后再按回車鍵，便可馬上得到一個表格。

小提示：用此方法制作出的表格只有一行，若需制作出多行的表格，則可將光標移到表格內最后一個回車符號前，按“Tab”鍵或回車鍵（Enter），即可在表格后插入行。

十、表格的整體移動

上面講到怎樣對表格進行整體縮放，那么如果要對整個表格進行位置移動，請問該如何操作呢？

答：同樣在Word 2000及Word XP中也提供了這種功能，在將指針移到表格上任意單元格上，稍等片刻便可在表格最左上端出現一個移動控點（一個小“田”字形），將鼠標移到控點上方（指針變成四個方向的箭頭形時），按下鼠標左鍵，并移動鼠標便可將整個表格隨心所欲地在文件內進行移動。