基于流程管理的電子文件歸檔系統研究－IT工程師數位筆記本

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摘要：本文通過對電子檔案管理情況分析，采用流程管理的思想，通過對電子文件歸檔流程的分析，依據電子檔案管理的要求，利用面向方面和MVC多層架構的思想，設計提出了一個基于流程管理的電子文件歸檔系統設計方案。

　　關鍵詞：流程管理；電子文件；電子檔案；歸檔
　　1 流程管理概述
　　流程管理源于1993年美國麻省理工學院邁克爾・哈默（Michael Hammer）與CSC管理顧問公司的董事長詹姆斯・錢皮（James Champy）提出的管理流程再造（BPR）概念，它是一種以規范化的構造端到端的卓越業務流程為中心，以持續地提高組織業務績效為目的的系統化方法，其實質在于構造卓越的業務流程[1]。流程的類型分別是戰略性流程、經營性流程和輔助性流程，并且所有組織的核心流程基本上是相同的，其數量及復雜程度與組織的規模無關[2]。
　　近幾年來，流程管理不僅成為管理界學術研究的熱點，更在國際企業界形成討論和應用的熱潮。美國、日本以及西歐一些國家的企業都爭先恐后開始了這方面的實踐。與傳統管理方式比較，流程的管理方法在以下幾個方面實現了突破[3]：（1）信息和交流更加通暢；（2）為員工授權；（3）新的領導方式；（4）新的協作方式；（5）更加重視知識要素資源的有效運用。
　　2 電子文件歸檔流程建模
　　歸檔作為檔案管理的一個非常重要的環節，是文書工作的終結，檔案工作的起點。在紙質文件管理過程中，一般要求業務或文書人員將處理完畢的文件整理好后，向檔案人員移交歸檔，其工作方式與方法已經普遍為大家所接受[4]。而電子文件因其容易修改、難以區分原件和復制件。通過對電子文件歸檔過程進行流程分析，設計電子文件歸檔的標準流程，保證電子文件歸檔后的原始性，實現傳統檔案的憑證價值，對電子檔案管理工作顯得十分重要。
　　在實際工作中，電子文件歸檔主要采用的是前端控制模式，這主要是根據目前我國對文件連續體理論的運用，按照檔案管理部門的要求，對電子文件的控制管理、創建以及設計都是在前端控制模式下進行的。電子文件歸檔使用前端控制模式可以實現文檔一體化管理，從以前的電子檔案后端控制的半程管理覆蓋到電子文件歸檔的全程管理[5]。基于此，要完成電子文件歸檔工作，不能簡單將傳統紙質檔案的歸檔流程照搬到電子文件歸檔中，必須從電子文件產生的業務系統開始，提取除電子文件內容本身以外的憑證信息，同時進行歸檔，這樣才能在真正意義上實現從電子文件到電子檔案的歸檔工作，使電子檔案能夠像傳統紙質檔案一樣，起到其憑證價值的作用，具備同等的法律效力。
　　依據電子文件歸檔全程管理的要求，設計電子文件歸檔整體流程模型如圖1所示：
　　首先從各業務系統采集接收電子文件及相關信息。這部分工作是一項比較復雜的工作，因為不同單位所使用的業務系統多種多樣，所產生的電子文件格式同樣五花八門，這就需要將不同格式電子文件按照分類進行標準化處理，為歸檔做好準備。
　　接著對業務系統文件及相關信息進行采集篩選，確定電子文件類型、范圍等信息，然后按照檔案管理要求進行電子文件鑒定工作，鑒定完成后確定資源清單并進行審核，審核通過就進行歸檔處理，否則要重新完成上面工作。
　　通過鑒定、審核的電子文件就可以歸檔了，首先，為了檔案的利用、存儲，要進行標準化處理，主要由檔案管理人員著錄標引元數據、對需要數字化的資源進行數字化處理。標準化處理完成的電子文件進行檢測后沒有問題就成為一份電子檔案，可以加密后入庫保存，到這里就完成了基本歸檔工作。
　　對歸檔后的電子文件，如果允許網絡發布，可以解密、確定可公開的目錄、添加水印后提供給用戶進行檢索、使用。
　　3 電子文件歸檔實現
　　通過對電子文件歸檔流程分析，我們發現，整個電子檔案歸檔管理過程十分復雜，依據電子文件歸檔流程要求，采用面向方面和組件化的思想以降低業務邏輯各個部分耦合度，提高項目的可維護性，整個電子文件歸檔系統功能設計如圖2：
　　整個電子文件歸檔系統整體分為應用功能模塊和系統基礎模塊。下面對兩個部分分別進行說明。
　　3.1 系統基礎模塊。系統基礎模塊主要實現電子文件歸檔流程中涉及系統安全管理、數據保存、訪問控制、共用組件等基礎性功能。這些功能在整個電子文件歸檔流程中會隨時調用，且是整個系統健康、穩定運行的基礎，對系統功能的實現起到支撐作用。這里將這些功能獨立開發封裝成各個基礎模塊，一方面可以提高代碼的復用，另一方面又可以降低電子文件復雜歸檔流程處理難度，使得更加容易地開發出功能完善的系統。
　　這里共設計了8個基礎模塊，下面分別加以說明。
　　權限控制模塊：以基于用戶角色的權限控制模型為基礎，結合電子文件歸檔中對用戶訪問控制的要求，加入時間、地點等環境要素，形成完善的訪問控制模型，滿足系統訪問控制要求。
　　數據存儲模塊：用于完成電子文件、憑證信息，以及相關著錄信息的保存工作。
　　數據加密模塊：主要完成有保密要求的電子文件及其相關信息的加密、解密功能。這里采用公鑰加密算法和對稱加密算法相結合的方法完成該模塊，在保證數據安全的同時，又照顧到系統的性能需求。
　　PKI認證模塊：主要采用數字證書技術來完成電子文件憑證價值的功能。
　　持久層模塊：是系統數據存儲功能的底層實現，在實際系統開發實現中采用軟件開發中的持久層框架實現，完成關系數據庫和面向對象程序設計語言之間的轉換。
　　水印生成模塊：主要為電子文件利用提供方便，在電子文件發布檢索時，對文檔內容加上水印。
　　日志管理模塊：完成系統日志的生成、查看等功能，通過該模塊可以很好地查閱系統使用情況。
　　公共組件：主要放置系統開發中會大量重復使用的基礎性功能代碼，如字符串轉換等。
　　3.2 應用功能模塊。應用功能模塊用于實現電子文件歸檔流程中具體的業務功能，在系統每個應用功能模塊的實現都是按照MVC多層架構的思想，分為視圖層、控制層和模式層，層與層之間采用標準化的接口實現耦合，為系統提供更好的可維護性和健壯性。從電子文件歸檔流程開始到最后的發布檢索，共設計了資料接收、鑒定審核、檔案標準化、檔案著錄、檔案歸檔、檔案發布、檔案借閱、載體管理和數據維護9個功能模塊。在流程建模部分對業務流程已經做了比較詳細的說明，各個功能模塊的業務邏輯已經比較清楚，限于篇幅，這里就不再一一說明。
　　4 總結
　　通過對電子文件歸檔流程的基本分析，依據檔案管理工作的實際要求，完成了電子文件歸檔系統設計工作。
　　參考文獻：
　　[1]黃艾舟，梅紹祖.流程管理原理及卓越流程建模方法研究[J].工業工程與管理，2003（2）：46～47.
　　[2]李明子.現代管理的新理念：流程管理[J].中華護理雜志，2005，40（12）：957.
　　[3]趙志，孫林巖，汪應洛.基于企業流程的管理方法探討[J].西安交通大學學報（社會科學版），1999， 19（3）：18.
　　[4]趙屹，陳曉暉.電子公文流程與傳統公文流程的比較研究[J].檔案學通訊，2010（4）：35～38.
　　[5]楊紅英.淺談電子文件的歸檔管理工作[J].辦公室業務，2013（9）：78，226.
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