IT工程師數位筆記本

作者：Vamei 出處：http://www.cnblogs.com/vamei 歡迎轉載，也請保留這段聲明。謝謝！

“Across the Great Wall, we can reach every corner in the world”。

這是1987年從中科院計算機所發往世界的第一封電子郵件。“越過長城，走向世界”。

如果說評選互聯網帶給生活的最大影響，電子郵件一定可以位列前三。有趣的是，電子郵件并不算是互聯網的產物。它甚至于誕生于Internet之前。電郵是從一些早期的文本傳輸技術上自然的進化出來，很難將電子郵件的誕生歸于單一的某個發明人。電郵帶來了很多便利，它可以將文本或者多媒體文件即時傳送到互聯網上的任何一個角落。電郵從此改變了許多人的生活。程序員的生活里更是少不了電子郵件，用電郵傳信、對罵、傳補丁，甚至調情。很多偉大的程序項目，都來自電郵的交流。早期的Python的標準庫，都要提交到Python之父Guido本人的電郵。經典的程序員手冊，《The Pragmatic Programmer》（程序員修煉之道），一開始就大書特書程序員處理電郵的方式。

撰寫英文電郵是個特別讓我苦惱的事情。每次寫的時候都提心吊膽，不知語氣是輕是重，對方讀起來是怎樣的感受。很多時候耗費了不少心血，對方卻時有誤會。最近參加了一次相關的課程，覺得其中對英文電郵的介紹蠻有用的。晚上找了些補充資料，一塊整理成這個札記。

正式郵件

工作場合的郵件都比較正式。發往官方組織和政府部門的電郵，也最好采用正式郵件的格式。正式郵件需要符合一定的格式和寫法，有明確的目的和精簡的內容。此外，用語要語法正確，語氣禮貌。一般來說，如果不確定寫哪種郵件時，最好寫成正式的格式。這樣的話，收信人可以比較容易的了解郵件內容，同時對寫信人產生良好的印象。人們往往認為寫作文法較好的人受過良好的教育，因此更加容易信賴這樣的發信人。

正式郵件可以分為下面幾個部分：

標題 (Subject)

簡單說明這封郵件的內容或目的。收信人大都根據標題來決定郵件閱讀和處理的優先級。一個好的標題應該盡量簡短，并言之有物。它可以是一個完整的句子，但更常見的是短語形式，比如：

Update Purchase Information

Request a meeting with you

現在的郵件工具會根據郵件種類的不同，加上RE（回復）或者FWD（轉發）的標題抬頭。由于它們可以很好的提醒收信人，幫助收信方整理郵件，所以最好不要刪除這些抬頭。

在許多情況下，人們會省略標題中的冠詞(a, an, the)，以便讓標題更加簡短。這種形式在語法上并不嚴格，但可以用于標題。

Enquiry Elestricity Usage

稱呼 (Salutation)

正式的稱呼包括下面的形式：

Dear Mr/Mrs/Ms Lee,

這里最后跟的是姓。Mr/Mrs/Ms根據情況選擇其一。Mr為先生，Mrs為夫人（用于已婚后跟隨丈夫改姓的情況），Ms為女士（用于未婚和已婚）。也有其它的稱呼，比如Professor（教授），Dr（博士）這些在西方認為是尊敬的稱謂，也可以使用，并替換Mr/Mrs/Ms。

Dear Sir/Madam,

當不知道對方性別，或者收信人是一個組織機構的話，可以用上面的稱呼。（保留完整的寫法，而不是從Sir/Madam中選擇其一）

Dear John,

這里跟的是名字，不包括姓。這相對于上面的寫法的正式性弱一些，但比較親切。最好和對方比較熟悉。如果對方的職位或者年紀較長，最好在對方已經用該方式稱呼你之后，再用這個方式來稱呼對方。Dear是西方很常見的稱謂，并不要求有很“親愛”的關系。

Hi John,

這里比較不正式的寫法，但也可以用于正式郵件。如果有可能，盡量用上面的寫法來代替這一種。

開場白 (Opening Sentence)

說明這封郵件的目的。比如：

I am writing to request a meeting with you this week.

This is just a quick note to update the new venue of the meeting next Thursday.

如果有必要，在對方不熟悉身份的情況下，可以在開場白前后附加一些必要身份信息。比如：

I am a student living in hall 2.

This email is regarding the notification of reference number 1086.

這些信息只要足夠對方處理郵件就可以了。不必每次郵件的開頭都介紹自己的身份和姓名。

正文 (main content)

包括電郵的完整信息。

正式郵件的正文要求拼寫和語法正確。當前的拼寫自動檢查可以糾正絕大部分的拼寫錯誤。語法要注意時態一致，注意動詞的單雙數形式。一個常犯的錯誤是忽略了該有的冠詞，如a, an, the。有些表達方式可能拿不準，（比如是look forward to do呢，還是look forward to doing），可以使用google搜索該固定搭配，看是否有比較權威的頁面使用相應的表達形式。

在語法正確的基礎上，正式電郵的語氣需要盡量謙虛有禮。陳述的表達方式往往比問句更委婉，特別是配上I wonder, I appreciate it that這樣一些很友好的話。語氣助詞could, would, might可以用于客氣的提出請求。比如：

Can I meet with you?

I wonder whether I could meet with you.

兩個句子同樣表示想要會面的愿望，但第二個句子語氣就更加婉轉。

正式電郵的用詞也很值得推敲。用詞可以盡量多樣化。如果某個詞或短語重復使用，可以尋找替代詞。如果想不起同義詞，可以查詢線上詞典。比如FreeDictionary里的每個詞，都列出了相關的同義詞。

另一方面，某些詞盡管表達相同的含義，但正式程度有別。如果有可能，盡量選擇正式的表達方式，比如：

所有的縮寫形式都是非正式的。在正式電郵中，不應該使用縮寫形式。比如I‘m應該寫成I am。

一封郵件如果附有郵件，可以使用下面的一些表達方式來提醒：

Please refer to the file attached.

The forms are enclosed in this email.

I am sending you the code file for your consideration.

事實上，如果一封正式郵件的正文里包含了太多的內容或者技術細節，可以考慮將這些內容剝離到一個PDF文檔，作為附件發送給對方。郵件的正文只保留必要的介紹信息。

總結 (conclusion)

用于結束正文。總結最好另起一行，與正文分開。

如果郵件中有可能的不完整的信息，可以歡迎收信人詢問。一般情況下，正式郵件中應該包含必要的信息，以減少郵件往來造成的低效。但有些時候，是否提供進一步的信息是取決于收信人的態度度，比如探索合作意向的時候。還有些時候，收信人缺乏相似的背景，他們可能會有進一步的問題。如果是這些情況，可以用下面的總結，來表示愿意回答進一步的問題：

Please feel free to contact me if you have further questions.

If you require any further information, please do not hesitate to contact me.

在多數情況下，可以使用下面的總結，表示期待回信：

I hope to hear from you soon.

I am looking forward to your reply.

結束語 (leave-taking)

出于禮貌和傳統信件的習慣，電郵結束一般會有結束語。它們大多表達親密，或者對收信人的祝福：

Yours sincerely,

非常正式。多用于正式的信件，而不是電郵。通常配合Dear+name的稱呼。

Best Wishes,

Best Regards,

比較常用，且比較正式的電郵結束語。

Cheers,

一種常見的英式結束語。

All the best,

Best,

Bye,

不那么正式，比較親切的結束語。

簽名 (Signing off)

署名。在署名的時候，最好離前面的結束語有幾行的距離，以便更加醒目：

Best Regards,



Vamei

完成郵件 在發送正式郵件之前，最好重讀一遍，檢查是否有拼寫和語法錯誤，內容是否有歧義，附件是否可以正常打開。按下“發送”鍵，就沒法后悔了。(放松，莫手抖)

下面是一個正式郵件的例子，

Dear Mr Mitchell,

I am writing in reference to the current situation with the Skipton Airport Project. We have a number of questions which we hope you could answer.

First of all, could you please provide us with an update on where you are on the Skipton Airport Project. We wonder whether you could clarify what the current issues with the delivery system are, and confirm when you expect them to be resolved.

In addition, at the end of our last meeting, we requested a copy of the latest Project Report. Unfortunately, we have still not received it. We would appreciate it if you could forward this to us.

I look forward to hearing from you.

Yours sincerely,




Ian McAdam
Development Manager

非正式郵件

非正式郵件是沒有限制的，可以使用縮寫、表情符號等等。非正式郵件一定是發給朋友的。如果不確定和對方的關系，最好發送正式郵件。

希望上面的總結有用。再次謝謝組織這次培訓的幾位老師。