導讀：
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題目講解及范文
首先我們來看商務信函的寫作要求：
PART TWO
? You are in charge of technical resources in your company. You have just received a letter from the Customer Services Manager at JLM
Communications, who are installing a new telephone switchboard at your offices.
? Look at part of the letter below, on which you have already made some
handwritten notes.
? Then, using all your handwritten notes, write a letter to JLM’s Customer
Services Manager.
? Write 120-140 words.
? You do not need to provide postal addresses.
題目解讀
題目的提示信息通常可歸納為“1 event 2 people 1 letter 5 points”。所謂“1 event”，就是商務信函所圍繞的核心事件，如本題中的安裝新的電話接線板(installing a new tele phone switchboard)；“2 people”指的是寫作者和閱讀者在商務環境中的角色，本題中的信件是“你”作為公司的技術人員(in charge of technical resources)寫信與電話服務公司的客戶服務經理(customer service manager)進行溝通；“1 letter”指的是題目中的背景材料，如本題中對方客戶服務經理的來信(有些題目中還會以memo或其他文體的形式出現）；“5 points”通常表現為針對背景材料的5個“手寫”要點(handwritten notes)。
內容、形式與語言
商務信函的要求分成內容、形式和語言三個方面。 內容方面，信件應當圍繞5個手寫要點進行寫作，不能遺漏要點，而且通常有２~３個要點需要利用商務知識進行合理展開。在考試總出現遺漏要點往往會導致作文不及格。因此建議花半分鐘時間列出一個outline（一個簡單的由keywords構成的提綱），這樣能有效避免漏寫，也有助于使寫作更有條理。
內容方面，要點分析：
①為how many days’ work? 詢問電話接線板安裝時間長短，這涉及日程安排的精確性，對“你”所在的公司很重要。
②要求日程調整，需這里要給出一個合理的商務理由，比如公司有例行會議或者產品發布會之類的安排。
③指出分機號碼系統應更為簡單，可以適當展開，提出簡化方案或要求對方給出一個新方案。
④這是商務常識，商務聯系時要精確到人和具體聯系方式，可以直接要求對方給出名字和聯系方式。
⑤涉及商務交往中付款的常識，可以解釋為根據公司的財務規定或者領導要求等。 形式方面，本題明確要求為信件。只要按照一般商務信件的格式即可。需要注意的一點是最后落款部分的敬語，應是yours sincerely，因為你作為寫信人明確的知道收信人的具體稱呼。如果在信頭的稱謂是Dear Sir or Madam 時，也就是在不知道如何具體稱呼對方時則要用 yours faithfully.
語言方面，bec中級寫作part two對此有四個要求：
一是語言中性偏正式，比如某些商務寫作中可以用approximately代替不那么正式的about。
二是簡潔，用簡單的詞和短句清楚地傳遞信息。
三是精確，需交代清楚時間、地點、人物等要點，不能產生歧義。
四是注意禮貌，考生應熟悉最常用的商務禮貌表達，如略表歉意， I am afraid that the suggested date 10th July is not convenient for us，或者委婉提出要求，I would grateful if you could send me the information on.....
范文示例
《劍橋bec真題集(中級) 》提供的商務信函樣文如下(有刪改)：
Dear Sir or Madam,
I would like to thank you for your letter dated 15 May, 2003.
Firstly, unfortunately, we have an international conference on the 10th of June. Therefore, the date is not convenient for us. Could you please start on the 11th of June? Furthermore, we would like to know how long the work will take.
Concerning the extension numbers, the switch system you suggested seems to be difficult. Is there an easier way to handle the switch with different numbers?
As for any further requests, could we have a direct telephone number as well as the name of the person dealing with us?
We are looking forward to paying the bill as soon as the work is successfully finished in case of any unpredicted problems.
We are looking forward to hearing from you.
Yours faithfully,
xxxx
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